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Software postale interfacciamento computer affrancatrice

gestione della corrispondenza, software interfacciamento affrancatrice computer, rintracciabilità della corrispondenza, ricevuta di ritorno

Software postali GIADA ~ 32MAF ~ BOLGETTE


Gennaio 2017: aggiornamento software versione 7.0
(tariffe in vigore dal 10/01/2017)
Febbraio 2017: aggiornamento file tariffe in vigore dal febbraio 2017


[ Nota: il software BOLGETTE funziona con affrancatrice off-line ]
Software Gestione Informatizzata Affrancature Dell'Azienda

I software postali GIADA, 32MAF e BOLGETTE sono stati sviluppato per soddisfare le esigenze di gestione della corrispondenza con l'obbiettivo di automatizzare il flusso postale sia verso l'esterno che all'interno dell'Azienda garantendo in ogni momento la piena rintracciabilità delle affrancature eseguite.

Sequenza funzionale:

  1. Apposizione nella corrispondenza di un BAR CODE che permetterà nelle fasi successive di individuare e gestire:

    • il destinatario della corrispondenza (va osservato che tale informazione, a seconda della tipologia di bar code utilizzato, potrà andare dal semplice codice destinatario cui lo stesso è associato nel database alla totalità delle informazioni sullo stesso);
    • la tipologia di affrancatura;
    • l'eventuale area aziendale (reparto) da cui proviene la corrispondenza;
    • il mittente (vale la stessa osservazione fatta per il destinatario).

  2. Nel caso di corrispondenza per cui sia prevista una modalità di ritorno sull'avvenuta ricezione (raccomandata RR, DHL, etc…), apposizione sulla busta di un BAR CODE identificativo.
  3. Identificazione tramite apposito lettore di bar code connesso al PC dei dati qualificanti la corrispondenza (vedi precedenti punti 1 e 2). In questa fase verrà associata la corrispondenza al destinatario presente sul database aziendale (in caso di destinatario non esistente, sarà possibile inserirlo o manualmente o automaticamente - vedi punto 1). Nel caso di corrispondenza per cui sia prevista una modalità di ritorno sull'avvenuta ricezione non prevista al precedente punto 2 (posta interna aziendale, corriere, etc…), verrà generato un codice interno che permetterà di gestire in seguito il ritorno dell'avvenuta ricezione della corrispondenza (ad esempio tramite una lista vistata).
  4. Determinazione dell'importo dell'affrancatura tramite bilancia elettronica connessa al PC. L'importo dell'affrancatura verrà determinata sulla base del peso rilevato dalla bilancia e della tipologia di affrancatura rilevata dal lettore ottico al precedente punto 3.
  5. Affrancatura della corrispondenza per mezzo di una macchina affrancatrice collegata al PC. Tale affrancatura avverrà automaticamente tramite la trasmissione dei dati (tipologia della corrispondenza ed importo) rilevati ai precedenti punti solo dopo conferma da parte dell'operatore.
  6. Memorizzazione dei dati relativi alla corrispondenza trattata. A seguito di ricezione conferma da parte dell'affrancatrice sull'avvenuta affrancatura, verranno:

    • memorizzate su apposito database i dati relativi alla corrispondenza affrancata (tipologia, data affrancatura, importo affrancatura, etc….);
    • nel caso di corrispondenza per cui sia prevista una modalità di ritorno sull'avvenuta ricezione, verrà stampato il codice a barre corrispondente al codice interno identificativo (vedi precedente punto 3) da associare alla corrispondenza.

  7. Nel caso di corrispondenza per cui sia prevista una modalità di ritorno sull'avvenuta ricezione (vedi precedenti punti 2 e 3), a conferma avvenuta ricezione, tramite lettore ottico di bar code collegato al PC, verranno automaticamente:

    • recuperate le informazioni relative alla corrispondenza precedentemente memorizzate (vedi precedente punto 6);
    • completate con i dati relativi alla ricezione le informazioni relative all'affrancatura specifica;
    • al termine di tali operazioni i dati relativi alla corrispondenza così completati, verranno memorizzati sul database in modo da poterne disporre per successive elaborazioni.


Sulla base dei passi sopra descritti, sarà possibile in ogni momento:
  • stampare la "lista" globale o per tipologia delle affrancature eseguite;
  • stampare la "lista" della corrispondenza che presuppone una successiva gestione di avvenuta ricezione sia per uso postale che per uso interno;
  • stampare una serie di report riportanti per tipologia e/o reparto la storia e/o lo stato della corrispondenza sia globale che per periodo scelto;
  • verificare quando e se la corrispondenza è stata spedita;
  • verificare quando e se la corrispondenza è stata ricevuta (se prevista una modalità di conferma avvenuta ricezione);
  • stampare le schede rendiconto giornaliera e mensile.


Le caratteristiche di modularità del software ne permettono l'utilizzo qualunque sia la struttura informatica aziendale consentendo in ogni caso di ottenere una corretta gestione del flusso postale dell'Azienda.

Si potrà ad esempio ipotizzare l'applicazione minima di seguito schematizzata:

Software Gestione Informatizzata Affrancature Dell'Azienda

In tale situazione sarà comunque possibile realizzare il flusso postale sopra descritto (vedi punti 1-7) tramite l'inserimento manuale dei dati da parte dell'operatore. Di volta in volta l'operatore dovrà:
  • individuare il destinatario della corrispondenza sul database (il destinatario potrà essere individuato tramite criteri di ricerca multipla quali nome, via, cap, etc…);
  • affrancare la corrispondenza in modo corretto;
  • segnalare l'eventualità di conferma della ricezione
  • confermare l'avvenuta ricezione della corrispondenza tramite ricerca per codice identificativo.
L'utilizzo di tutti i moduli previsti permetterà di realizzare la situazione di seguito schematizzata che è caratterizzata dal massimo grado di automazione di gestione del flusso postale:

Software Gestione Informatizzata Affrancature Dell'Azienda

In questo seconda ipotesi di utilizzo, l'operatore dovrà solo selezionare le possibili scelte operative, dare conferma dei dati che via via il programma proporrà o eseguire le stampe previste/desiderate.

Requisiti minimi di sistema

Hardware:

- Pc pentium 133 MHz
- 32 MBy RAM
- VGA definizione 800 x 600
- porte seriali COM1/COM2 libere per eventuale collegamento di affrancatrice/bilancia
- 30 MBy spazio libero su HD
- stampante di sistema (diretta o di rete).

Software:

- Sistema operativo a 32 bit (Windows 98, Me, XP, NT, 2000, 7)









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